Häufige Fragen zum Förderprogramm Kongressfonds nachhaltiges Tagen

Sustainable Event Scorecard

Was ist die „Sustainable Event Scorecard“ und wie funktioniert sie?

Mit der "Sustainable Event Scorecard" prüfen Sie, ob Ihre geplanten Nachhaltigkeitsmaßnahmen die Voraussetzungen für eine Förderung durch den Kongressfonds für nachhaltiges Tagen erfüllen. Für jede umgesetzte Maßnahme sammeln Sie Punkte. Je mehr Maßnahmen Sie einbinden, desto höher fällt Ihr Gesamtscore aus. Maximal können 930 Punkte erreicht werden. Das Erreichen von mind. 300 Punkten aus mind. 4 Handlungsfeldern ist eine Grundvoraussetzung für den Erhalt der Förderung.

Welche Handlungsfelder hat die „Sustainable Event Scorecard“?

Die Handlungsfelder der "Sustainable Event Scorecard" orientieren sich an den verschiedenen Planungsbereichen einer Veranstaltung. In jedem der Bereiche gibt es die Möglichkeit, durch strategische Konzepte oder einzelne Maßnahmen eine nachhaltigere Ausrichtung des Events zu erreichen. Dabei beschäftigt sich das erste Handlungsfeld „Allgemein“ mit der strategischen Implementierung von Nachhaltigkeit, insbesondere durch übergeordnete Konzepte. 

1. Allgemein  
2. Transport  
3. Veranstaltungsort  
4. Unterbringung  
5. Catering  
6. Ausstattung  
7. Technik  
8. Personal  
9. Beschaffung  
10. Veranstaltungsprogramm  
11. Kommunikation  
12. Sustainable Development Goals  
13. Sustainable Partner 

Woran orientiert sich die „Sustainable Event Scorecard“?

Sie ist auf der Grundlage von bestehenden etablierten Rahmenwerken und Standards entstanden. Dazu zählen der “Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen” des Umweltbundesamtes, die ISO 20121, Fachliteratur wie Riediger/Oblasser oder Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement der GIZ.

Allgemeines zur Förderung

Was wird gefördert?

Gefördert werden Veranstaltungen in Berlin, die sich ausschließlich an ein Fachpublikum richten, wie z.B. Kongresse, Tagungen, Seminare und Fortbildungen. Die Veranstaltungen müssen dabei besondere Nachhaltigkeitskriterien nachweisen. Dazu kann eine zusätzliche Förderung für internationale Teilnehmende gewährt werden, wenn mind. 30% der Teilnehmenden Ihren Arbeitsort im Ausland haben. Sofern eine Veranstaltung zum ersten Mal in Berlin organisiert werden soll, wird zusätzlich eine einmalige Pauschale als Aufwandsentschädigung gewährt.

Was wird nicht gefördert?

• Messen, Ausstellungen und ähnliche Formate, auch wenn sie sich ausschließlich an ein Fachpublikum richten und/oder mit einem förderfähigen Kongress verbunden sind
• Veranstaltungen, die sich an Privatpersonen richten oder Freizeit- bzw. Erholungszwecken dienen  
• Veranstaltungen, zu deren Durchführung die Antragstellenden selbst oder Dritte rechtlich verpflichtet sind  
• parteipolitische Veranstaltungen  
• vor Antragstellung begonnene Veranstaltungen

Wie hoch ist die Förderung?

Höhe der Basisförderung

• 25 € pro Teilnehmenden und Veranstaltungstag
• + 30 % der Basisförderung bei mind. 30 % internationalen Teilnehmenden
• + 8.400 € als einmalige Pauschale bei einer erstmalig in Berlin stattfindenden Veranstaltung
• Grundlage der Berechnung sind ausschließlich die anwesenden Präsenzteilnehmenden (Online-Teilnehmende werden nicht berücksichtigt)
• Maximale Fördersumme: 99.950 € pro Veranstaltung

Beispiel:

1. 2-tägiger Kongress mit 221 Teilnehmenden am 1. Tag und 175 am 2. Tag: = 9.900 €
2. Mit 34 % internationalen Teilnehmenden: 12.870 €
3. Und mit Pauschale für erstmalig in Berlin: 21.270 €

Meine Ausgaben sind geringer als die errechnete Förderhöhe, bekomme ich trotzdem die volle Höhe gewährt?

Nein, der Zuschuss wird unter Berücksichtigung (Abzug) der tatsächlichen Einnahmen und Eigenmittel maximal in Höhe der vor Auszahlung des Zuschusses nachgewiesenen förderfähigen Ausgaben gewährt.

Gibt es eine vorgegebene Mindestanzahl an Teilnehmenden?

Ja, pro gefördertem Veranstaltungstag sind mind. 100 Teilnehmende erforderlich.

Wer zählt zu den Teilnehmenden einer Veranstaltung?

Es zählt ausschließlich die Anzahl der Präsenzteilnehmenden (Fachpublikum). Referent:innen, Mitarbeiter:innen, Servicepersonal etc. zählen nicht dazu.

Was ist ein Fachpublikum?

Von einem Fachpublikum im Sinne des Förderprogramms Kongressfonds für nachhaltiges Tagen wird in den Fällen gesprochen, sofern die Teilnehmenden an der Veranstaltung ausschließlich aus einer professionellen Motivation heraus teilnehmen. Beispielsweise, weil sie sich im Auftrag ihres Arbeitgebers oder aus Forschungsgründen wie bei einem wissenschaftlichen Kongress anmelden.

Gefördert werden dementsprechend z.B. Kongresse, Tagungen, Seminare oder Fortbildungen. Eine professionelle Motivation kann auch angenommen werden, wenn die Veranstaltung der Weiterbildung von Personen im Rahmen eines Ehrenamts dient. Die ist z.B. anzunehmen, wenn ein erforderlicher Qualifikationsnachweis für die Durchführung von ehrenamtlichen Aktivitäten durch die Teilnahme an der Veranstaltung erworben werden soll.

Antragstellung

Wer ist antragsberechtigt?

Das Förderangebot richtet sich an Organisationen (z.B. Unternehmen, Vereine, Anstalten des öffentlichen Rechts) und selbstständig bzw. freiberuflich Tätige, die beabsichtigen, eine Veranstaltung in Berlin durchzuführen. Als Veranstalter:in ist insbesondere derjenige anzusehen, der das finanzielle und unternehmerische Risiko der Veranstaltung trägt, der die wirtschaftliche, organisatorische und haftungsrechtliche Verantwortung hat und der die Veranstaltung auf eigene Rechnung durchführt. Veranstaltungslocations können deshalb in ihrer Funktion als Vermieter keinen Förderantrag stellen.

Wichtige Voraussetzung, um Antragsteller:in sein zu können, ist ein Sitz, eine Betriebsstätte oder eine Niederlassung in der Bundesrepublik Deutschland.

Darf ich mehrere Förderanträge stellen?

Ja. Ein:e Veranstalter:in darf grundsätzlich mehrere Förderanträge einreichen. Indes darf nur ein Förderantrag pro Veranstaltung gestellt werden. Es ist aber möglich, Förderanträge für unterschiedliche Veranstaltungen einzureichen. 

Kann ich eine ausländische IBAN verwenden?

Nein, es muss ein deutsches Konto sein. Das antragstellende Unternehmen/die antragstellende Person muss mit dem/der Kontoinhaber:in übereinstimmen.

Ab wann können die Vorbereitungen für die Veranstaltung beginnen?

Nach der Einreichung des Förderantrags im elektronischen Antragssystem erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Diese enthält eine Genehmigung zum Vorhabenbeginn. Bis zum Erhalt eines Zuwendungsbescheids handelt der/die Antragsteller:in auf eigenes wirtschaftliches Risiko.

Sind Veranstaltungen mit begonnener Vorbereitung förderfähig?

Nein, die Förderung des Kongressfonds für nachhaltiges Tagen kann nur für Veranstaltungen gewährt werden, mit deren Vorbereitung noch nicht begonnen wurde. Als Vorhabenbeginn ist grundsätzlich der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- oder Leistungsvertrags zu werten. Dazu gehören beispielsweise Mietverträge über die Veranstaltungsräumlichkeiten, Dienstleistungs- oder Mietverträge für Technik, Verträge zum Catering oder Verträge zur Lieferung von Werbematerialien für die Veranstaltung.

Davon ausgenommen ist der Abschluss eines Vertrags mit einer Veranstaltungsagentur zum Zweck der Konzeption, Organisation und Durchführung einer Veranstaltung. Ebenfalls ausgenommen ist der Abschluss von Verträgen, welche der Einnahmeseite der Veranstalterin bzw. des Veranstalters zuzurechnen sind, so z.B. Sponsoringverträge. 

Durchführung der geförderten Veranstaltung

Worauf muss ich in der Vorbereitung und Durchführung meiner geförderten Veranstaltung achten?

Das Programm muss pro gefördertem Tag mindestens vier Netto-Stunden (ohne Pausen) umfassen. Rahmenprogramme sind nicht förderfähig.

Teilnehmendenlisten sind vorzubereiten und zu pflegen. Einen Hinweis zum Umgang mit den Daten erhalten Sie mit dem Zuwendungsbescheid.

Die Listen müssen entweder:

a) von den anwesenden Teilnehmenden täglich mit Vor- und Nachnamen, Institution, Arbeitsort und Land unterschrieben werden, oder

b) aus einem digitalen Registrierungssystem stammen (aus denen die Inhalte von a) hervorgehen), das eine tägliche Anwesenheitskontrolle sicherstellt, und von der Geschäftsführung der Antragstellenden bestätigt werden.

Die Erfüllung der Nachhaltigkeitskriterien sowie die Einreichung der Nachweise sind Voraussetzung für den Zahlungsabruf. Barzahlungsquittungen werden nicht akzeptiert.

Bei Förderzusage ist bei allen Öffentlichkeitsmaßnahmen ist auf die finanzielle Beteiligung der für Wirtschaft zuständigen Senatsverwaltung schriftlich hinzuweisen und das Logo der Senatsverwaltung einzubinden.

Bis wann muss meine geförderte Veranstaltung stattfinden?

Die Veranstaltung muss bis zum 30.06.2028 stattgefunden haben. Anträge können über das elektronische Antragssystem eingereicht werden.

Auszahlung und Nachweise

Wie erhalte ich Fördermittel?

Die Auszahlung der Fördermittel erfolgt nach einer erfolgreichen Prüfung des Zahlungsabrufes und Verwendungsnachweises. Die Einreichung hat spätestens einen Monat nach der Durchführung der Veranstaltung im elektronischen Antragssystem zu erfolgen.

Welche Unterlagen muss ich für den Zahlungsabruf im elektronischen Antrags- und Verwaltungssystem hinterlegen?

Sachbericht:

• Endgültiges Veranstaltungsprogramm mit zeitlicher Abfolge, Inhalten (inkl. Referent:innen) und Netto-Dauer (ohne Pausen),

Teilnehmendenliste

• mit Vor- und Nachnamen, Institution, Arbeitsort, Land, von allen Präsenz-Teilnehmenden täglich unterschrieben, oder
• aus einem digitalen Registrierungssystem, das eine Anwesenheitskontrolle sicherstellt, bestätigt durch die Geschäftsführung der Antragstellenden.

Zahlenmäßiger Nachweis (Verwendungsnachweis):

• Angaben zu Gesamtkosten, förderfähigen Kosten (siehe Förderrichtlinie), Einnahmen,
• Unterzeichneter Miet- bzw. Nutzungsvertrag und Rechnung über die gebuchte Veranstaltungsräumlichkeit in Berlin mit Zahlungsbeleg (Kontoauszug).

Nachhaltigkeitsnachweise:

• Angaben zu den erfüllten Kriterien der Sustainable Event Scorecard.

Rechtliche und formale Vorgaben

Was ist der Landesmindestlohn?

Der Landesmindestlohn ist in §3 des Mindestlohngesetzes für das Land Berlin (Landesmindestlohngesetz) geregelt. Derzeit liegt er bei 14,84 EUR (Stand 01/2026). Unternehmen, die die Förderung in Anspruch nehmen möchten, müssen allen beschäftigten Arbeitnehmer:innen – ungeachtet des Umstandes, ob sie in dem zur Förderung beantragten Projekt tätig sind oder nicht – mindestens den jeweils aktuell geltenden Mindestlohn nach Maßgabe des § 9 Landesmindestlohngesetzes zahlen.

Eventuell höhere Mindestlohnvorgaben gemäß einem für allgemeinverbindlich erklärten Tarifvertrag, dem Mindestlohngesetz (MiLoG) oder einer anderen gesetzlichen Bestimmung sind ebenfalls einzuhalten.

Was ist der Branchencode, der eingegeben werden muss?

Zum Zwecke der statistischen Erhebung hat das Statistische Bundesamt einen Branchenkatalog entwickelt und Branchen mit einem Code klassifiziert. Die antragstellende Organisation muss angeben, welcher Branche sie angehört. Die Klassifikation der Wirtschaftszweige finden Sie hier. Die fünf Ziffern des Codes sind einzugeben. 

Was ist die Transparenzdatenbank und wofür dient mein Eintrag?

Durch den Zuschuss im Förderprogramm Kongressfonds für nachhaltiges Tagen erhalten die erfolgreichen Antragssteller:innen eine Zuwendung des Landes Berlin. Sämtliche juristische Personen, die Zuwendungen des Landes erhalten bzw. erhalten möchten, müssen zur Erhöhung der Eindeutigkeit der Informationen und damit zur Erhöhung der Transparenz in der Transparenzdatenbank des Landes Berlin registriert sein. Nähere Informationen und die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie in der Transparenzdatenbank.