Häufig gestellte Fragen zum Berliner Förderprogramm ProValid

Fragen zur Antragstellung

Wer ist antragsberechtigt?

Antragsberechtigt sind Hochschulen des Landes Berlin (staatliche Hochschulen). Dazu zählen u. a. Universitäten, Kunsthochschulen und Hochschulen für angewandte Wissenschaften (Fachhochschulen).

Wie viele Anträge darf ich pro Hochschule stellen?

Die Anzahl der Anträge, die eine Hochschule selbst stellen kann, ist unbegrenzt. Pro Projekt kann allerdings nur ein Antrag im Rahmen der Aufrufsfrist vom 17.11.2025 - 15.02.2026 gestellt werden.

Kann ich eine ausländische IBAN verwenden?

Nein, es muss ein deutsches Konto sein. Das antragstellende Unternehmen muss mit dem/der Kontoinhaber:in übereinstimmen.

Welche Informationen sollten bereitgehalten werden, um den Antrag effizient und zeitnah zu stellen?

• Rechtsform, Name, Gründungsdatum, Website, Registernummer, Handelsregisterauszug 
• Anschrift der Hochschule
• Bankverbindung der Hochschule
• Angaben zum/zur gesetzlichen Vertreter:in / Kontaktperson Drittmittelstelle über ein gültiges Ausweisdokument, Name, Kontaktdaten, Funktion in der Hochschule, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Aktueller Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung oder Vereinsregistereintrag
• Inhaltliche Kurzbeschreibung und Erklärung Ihres Vorhabens anhand einer Vorlage im Antragssystem und Angabe der Projektphase
• Geplante Sach- und Personalkosten für das Vorhaben
• Ausgefüllte Meilensteinplanung
• Eintragung in der Transparenzdatenbank des Landes Berlin bei juristischen Personen
• Sollten Unteraufträge vergeben werden oder mit Externen am Projekt gearbeitet werden, so wären ggf. Ausführungen notwendig nach AnBestP (im Antragssystem hinterlegt) oder es sollten bereits LOI´s oder erste Unterlagen dazu vorhanden sein.
• Es sollte bereits vorab Klarheit über das Projektteam, zeitliche Abläufe, Arbeitspakete, Projektstatus und das Ziel des Projektes bestehen.

Darf ich mit dem Vorhaben bereits mit Antragsstellung beginnen?

Nein. Sie können erst mit dem Vorhaben/Projekt beginnen, sobald Sie den Zuwendungsbescheid zugestellt bekommen und auch im Antragssystem abgerufen haben.

Was ist die Meilensteinplanung und wo finde ich diese?

Die Meilensteinplanung ist die Darstellung der für die Projektphase benötigten Arbeitspakete inklusive des Personalbedarfs. Das antragsstellende Unternehmen soll die Inhalte und Ziele eines jeden Arbeitspaketes erläutern und angeben, wie viele Mitarbeiter pro Arbeitspaket benötigt werden. Außerdem ist der Zeitraum anzugeben, in dem das Arbeitspaket durchgeführt werden soll. Zu der Meilensteinplanung gehört auch die Kapazitätenplanung. Hier wird detailliert aufgeführt, wie viele Mitarbeiter wie viele Stunden ableisten, um die Personalpauschalen für die Personalkosten zu ermitteln. Die Pauschalen werden in den Ausfüllhinweisen ausführlich erläutert. Beide Formulare finden Sie an entsprechender Stelle direkt im Antragssystem als Excel-Datei.

Ich komme im Reiter Finanzplanung nicht weiter bzw. kann keine Namen bei den Personalkosten auswählen. Woran liegt das?

Bitte gehen Sie bei der Antragsstellung chronologisch vor. Um die Personalkosten in der Finanzplanung eintragen zu können, müssen Sie im Reiter Vorhaben unter Projektteam zwingend die Tabelle ausfüllen, die jeweiligen Lebensläufe der Projektmitarbeiter: innen an entsprechender Stelle hochladen und die Pauschale auswählen. Erst dann kann die Tabelle Personalkosten im Reiter Finanzplanung ausgefüllt werden.

Wie wird die Pauschale der Personalkosten ermittelt und wo finde ich diese?

Die Angaben über die Pauschalen der Personalkosten finden Sie im Excel-Formular Meilensteinplanung/Kapazitätsplanung im Blatt Ausfüllhinweise, welches Sie im Reiter Vorhaben finden. Je nach Art der beschriebenen Tätigkeiten und Qualifikation der Projektmitarbeiter: innen wird die jeweilige Pauschale ermittelt. Die Pauschalen liegen zwischen 25 bis 55 Euro/Stunde.

Wo finde ich den Stundennachweis zum Mittelabruf und wozu dient er?

Zur Ermittlung der förderfähigen Personalkosten ist ein Stundennachweis von jedem/jeder Projektmitarbeiter: in zu führen. Den Stundennachweis finden Sie im Reiter Vorhaben, im Reiter Belegmanager oder Auszahlung Mittelabruf in der Marginalspalte.

Wie kann ich den Antrag ändern?

Bitte stellen Sie dazu im elektronischen Antrags- und Verwaltungssystem einen Änderungsantrag. Diesen finden Sie im Reiter Änderungen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich nicht im Abrechnungsprozess befinden.

Welche Reisekosten können abgerechnet werden und in welcher Höhe?

Im Vorhaben können Kosten bzw. Ausgaben für Reisen abgerechnet werden. Erläuterungen zum Bundesreisekostengesetz finden Sie im Formular Meilensteinplanung / Kapazitätenplanung, Blatt Ausfüllhinweise, welches Sie im Reiter Vorhaben in der Marginalspalte finden.

Können Mittel auch rückwirkend beantragt werden?

Nein. Grundsätzlich werden nur Vorhaben gefördert, die noch nicht begonnen haben. Eine Förderung von vor dem Zuwendungsbescheid angefallenen Personal-, Sach- und Reisekosten ist ausgeschlossen.

Darf die Projektbeschreibung oder die Zwischenpräsentation in Englisch verfasst werden?

Die Vorhabensbeschreibung und auch die Zwischenpräsentation sind in Deutsch zu verfassen und im Antragssystem hochzuladen.

Fragen zur Förderfähigkeit

Sind nur Berliner Hochschulen förderfähig?

Ja, im Rahmen von Einzel- und Verbundvorhaben (mehrere Hochschulen). KMU können jedoch unter Anwendung der Vergabevorschriften für nationale Verfahren per Unterauftrag von den Hochschulen in das Projekt eingebunden werden. Entsprechende Anträge können aber ausschließlich von Berliner Hochschulen als Fördernehmer gestellt werden

Was ist mit Gründungsdatum gemeint?

Als Gründung gilt die Eintragung in das Handelsregister/Vereinsregister. Bei Einzelunternehmen ohne Handelsregister und GbR gilt die Aufnahme des Geschäftsbetriebs (Datum der Gewerbeanmeldung) als Gründungsdatum.

Was ist der Landesmindestlohn?

Der Landesmindestlohn ist in §3 des Mindestlohngesetzes für das Land Berlin (Landesmindestlohngesetz) geregelt. Derzeit liegt er bei 13,69 EUR (Stand 01/2024). Unternehmen, die die Förderung in Anspruch nehmen möchten, müssen allen beschäftigten Arbeitnehmer:innen – ungeachtet des Umstandes, ob sie in dem zur Förderung beantragten Projekt tätig sind oder nicht – mindestens den jeweils aktuell geltenden Mindestlohn nach Maßgabe des § 9 Landesmindestlohngesetzes zahlen.

Eventuell höhere Mindestlohnvorgaben gemäß einem für allgemeinverbindlich erklärten Tarifvertrag, dem Mindestlohngesetz (MiLoG) oder einer anderen gesetzlichen Bestimmung sind ebenfalls einzuhalten.

Muss das Projekt bestimmte Nachhaltigkeitskriterien erfüllen?

Ja, das Projekt muss sich mindestens mit einem der 17 UN-Nachhaltigkeitsziele (SDGs) befassen und dies in geeigneter Form nachweisen.

Fallen die erhaltenen Mittel unter die De-Minimis-Regelung?

Nein, die erhaltenen Fördermittel im Rahmen des Förderprogrammes ProValid fallen nicht unter die De-Minimis-Regelung.

Was sind die 5 Cluster der Hauptstadtregion (innoB) in denen ich mein Vorhaben einordnen kann?  

1. Verkehr | Mobilität | Logistik, 2. Energietchnik, 3. IKT | Medien | Kreativwirtschaft, 4. Gesundheitswirtschaft und 5. Optik und Photonik (inno_bb_2025_a4-broschuere_final_download_0.pdf)

Fragen zu sonstigen Themen

Welche Rolle spielt der/die Gutachter:in?

Der/Die Gutachter:in ist Teil des Antrags- und des Umsetzungsprozesses. Anhand Ihrer Vorhabensbeschreibung aus Ihrem Antrag wird Ihnen ein entsprechender Gutachter nach bestimmten Kriterien zugewiesen, um das Projekt zu begleiten und beispielsweise offene Fragen zu beantworten und am Ende mit Ihnen einen gemeinsamen Sachbericht zu erstellen.

Wie erhalte ich einen Bescheid?

Nach erfolgter Antragsprüfung und Bewertung durch externe Fachgutachter gibt es ein Auswahlverfahren anhand konkreter Rankingkriterien (siehe Aufruf). Ggf. wird dann zu einem gemeinsamen Gespräch eingeladen: mit Ihnen, einem Mitglied des ProValid-Teams und Ihrem/Ihrer zugewiesenen Gutachter:in. Danach erhalten Sie den entsprechenden Bescheid.

Bitte überprüfen Sie regelmäßig Ihre E-Mails, da wir Ihnen per E-Mail mitteilen, dass Sie den Bescheid im Antragssystem abrufen können. Dieser sollte zeitnah geöffnet werden. Nur so kann das Projekt zum bewilligten Zeitpunkt gestartet werden.

Wie erfolgt die Auszahlung?

Voraussetzung für die Auszahlung von Zuschüssen ist das Einreichen eines rechtsverbindlichen Zahlungsabrufs, diesen laden Sie bitte online im Antragssystem hoch.

Sie können die Förderung mit maximal 3 Tranchen abrufen. Der Auszahlungsbetrag pro Tranche muss mindestens 10 % der Gesamtfördersumme betragen. Dazu laden Sie im Antragssystem alle bereits bezahlten Belege und Zahlungsnachweise hoch. Danach erfolgt die Prüfung. Sollte etwas fehlen, fordert das ProValid-Team Daten nach. Ziel ist, die Auszahlung der Förderung innerhalb einer Woche zu bewerkstelligen.

Was ist ein Verwendungsnachweis?

Der Verwendungsnachweis wird im Antragssystem ausgefüllt und besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis. Der zahlenmäßige Nachweis umfasst die Projektausgaben und die entsprechenden Originalbelege (Rechnungen und Zahlungsnachweise), sowie Stundennachweise des im Projekt tätigen Personals. Diese sind im Antragssystem hochzuladen. Der Sachbericht ist ebenfalls im Antragssystem auszufüllen und stellt eine Abschlussbericht des Projektes und eine Abschlussbewertung unseres Förderprogrammes dar. Zum Schluss müssen Sie noch mehrere Erklärungen abgeben.

 Ist eine Anschlussfinanzierung möglich?

Eine Anschlussfinanzierung des Projekts hin zur Marktreife kann mit dem Programm Pro FIT (Pro FIT - Projektfinanzierung - Investitionsbank Berlin) erfolgen, wobei der dabei zu erbringende Eigen-anteil nicht aus Mitteln des ProValid erbracht werden darf.